Ogromne skoroszyty Excel, arkusze, których obróbka i analiza zajmuje bardzo dużo czasu – mam na to rozwiązanie! Z wykorzystaniem bardziej lub mniej zaawansowanym narzędzi, do których dostęp daje Excel, możemy szybko i efektywnie zoptymalizować naszą pracę z tą niedocenianą aplikacją.
W praktyce rzadko sprawdzają się na wyrost rozbudowane skoroszyty zawierające spore ilości niepotrzebnych danych, których przeliczanie nadmiernie pochłania moce obliczeniowe naszych komputerów. Musimy zatem sobie pomóc. Dzięki odpowiedniemu udoskonaleniu arkuszy i zastosowaniu funkcjonalności takich jak formuły tablicowe, fragmentatory tabel przestawnych, narzędzia Business Intelligence czy dedykowane makra, jesteśmy w stanie skutecznie zoptymalizować nasze skoroszyty.
Z wykorzystaniem wspomnianych narzędzi zyskamy mnóstwo czasu, a czas to pieniądz. Zaoszczędzone godziny przeznaczymy na relaks lub udoskonalanie kolejnych skoroszytów. Przepełnione arkusze, staną się proste i przejrzyste. Z wielu danych źródłowych będziemy w stanie szybko i łatwo wyciągnąć proste wnioski.
Optymalizacja arkuszy Excel - co stosować?
Zacznijmy od rzeczy najprostszych. Często nasze pliki Excel są przeładowane danymi, zawierają wiele zbędnych arkuszy czy odwołań prowadzących do nikąd. Wydłuża to czas potrzebny na wykonanie przeliczeń, a w skrajnych sytuacjach nawet zawiesza aplikację. W wielu przypadkach wystarczy od nowa zdefiniować robocze obszary arkuszy. Dzięki temu możemy zmniejszyć plik nawet 10cio krotnie, a tym samym zwiększyć płynność pracy.
Excel posiada ponad 400 domyślnie wbudowane formuły. Właściwie je dobierając i stosując ich zagnieżdżenia możemy zrezygnować z dodawania wielu kolumn pomocniczych, które niepotrzebnie rozbudowują nasze arkusze. W podobnym celu stosujemy formuły tablicowe – działające bezpośrednio na całych zbiorach danych. Nie zapominajmy także o możliwości pisania własnych funkcji z poziomu konsoli kodu VBA.
Tabele odświeżalne, zawierające łącza do danych zewnętrznych, pozwalają na pobieranie danych z różnorakich systemów bezpośrednio do naszych arkuszy. Nie ma konieczności codziennego pobierania raportów do osobnych plików Excel oraz ich wklejania do naszych plików. Wystarczy zbudować połączenie z serwerem i jednym kliknięciem w “Odśwież” pobrać aktualne dane bezpośrednio ze źródła.
Zaimplementowane do Excela narzędzia Bussiness Intelligence pozwalają na bardzo wydajną pracę z tzw. big data. Dzięki Power Pivot jesteśmy w stanie zbudować własny model danych łączący za pomocą relacji kilka baz danych. Power Query zaś to najlepsze narzędzie wprowadzone do Excela od czasów premiery tabel przestawnych. Ta rewelacyjna funkcjonalność pozwala m. in. na tworzenie zapytań do baz bez znajomości SQLa, następnie ich przekształcanie i załadowanie do skoroszytów.
Programując procesy w VBA jesteśmy w stanie zaoszczędzić niezliczone ilości godzin potrzebnych na ręczne obrabianie naszych plików. Dodatkowo zyskujemy pewność, że prowadzone działania za każdym razem zostaną wykonane w ten sam sposób. Ręczna obróbka skoroszytów obarczona jest sporym ryzykiem popełnienia błędu, automat natomiast nie myli się nigdy. Poza aplikacjami z pakietu Office VBA może być wykorzystany do sterowania innymi aplikacjami, a nawet procesami systemowymi.
Kliknij aby dowiedzieć się więcej o automatyzacji z wykorzystaniem VBA.
Analiza tabel zawierających słupki z liczbami to przeżytek. Zdecydowanie łatwiej jest przyswoić i zapamiętać informacje przedstawione w formie graficznej, czy to na wykresach czy bardziej rozbudowanych dashboardach. W nasze arkusze możemy dodatkowo wkomponować formatowanie warunkowe, a także wykresy przebiegu w czasie. Ostatnim krzykiem mody w tej tematyce jest wizualizacja danych na mapie. Excel oferuje tę możliwość dzięki kartogramom oraz narzędziu Power Map.
Kliknij aby dowiedzieć się więcej na temat wizualizacji danych.
