Wyobraź sobie, że jednym przyciskiem myszki odświeżasz źródło danych połączone z Twoim skoroszytem. Następnie przygotowujesz raport i wysyłasz gotowego maila z załącznikiem do wybranych adresatów. Brzmi nierealnie? Tak właśnie działają makra, które mogą stać się najlepszym przyjacielem każdego użytkownika Excela.
Praca z zaawansowanymi arkuszami to żmudne zajęcie. Firmy szukają sposobów, które pozwolą zwiększyć efektywność pracy. Ręczna obsługa skoroszytów pochłania duże ilość czasu, a dodatkowo angażuje pracownika w zadanie, które tak naprawdę mogłoby się zrobić samo. Z pomocą przychodzi język VBA oraz narzędzia Business Intelligence takie jak Power Query czy Power Pivot. Automatyzacja sprawdzi się w każdej branży. Szczególnie skorzystają na niej firmy, które na co dzień pracują na mało wydajnych skoroszytach.
Mówią, że czas to pieniądz – stosując automatyzację w swojej pracy, oszczędzimy jedno i drugie. Zyskanie cennego czasu to nie jedyna zaleta. Po zautomatyzowaniu skoroszytu mamy pewność, że za każdym razem dane zostaną przetworzone w ten sam sposób. Stosujemy ten sam kod więc ryzyko popełnienia błędu jest zerowe. Dodatkowo odświeżenie pliku może zostać wykonane przez zasadniczo dowolną osobę. Nie trzeba mieć wiedzy jakie dokładnie kroki należy zastosować bo wszystko zostało wcześniej zaprogramowane. Wystarczy uruchomić kilka makr napisanych w VBA i praktycznie cały proces zostanie wykonany automatycznie.
Kliknij aby przeczytać więcej o automatyzacji na moim blogu.
Automatyzacja pracy z Excelem - przykład zastosowania
Pracowałem kiedyś na skoroszycie przedstawiającym pewne dane i zbudowanym z około 30 arkuszy. Moim codziennym zadaniem było jego odświeżenie. Polegało to na przeklejeniu aktualnych danych pochodzących z kilku plików Excel wygenerowanych z różnych systemów raportowych. Następnie w pliku bazowym przeciągałem formuły zapisane w kolumnach pomocniczych. Później odświeżałem szereg tabel przestawnych aby na nowo przeliczyć wyniki. Na końcu przeciągałem formuły w arkuszach prezentujących dane, aktualizowałem wykresy i tworzyłem kopię pliku dla odbiorców. Finalnie wysyłałem tak przygotowany skoroszyt drogą mailową do zainteresowanych adresatów. Łącznie cały proces zajmował około 45 minut każdego dnia.
Po zautomatyzowaniu skoroszytu doszedłem do poziomu gdzie przeprowadzenie tego samego procesu zajmuje 5 minut. Sporo czasu zyskałem na bezpośrednim pobieraniu danych z serwerów oraz ich automatycznym przekształcaniu. Efekt taki osiągnąłem dzięki zapytaniom przygotowanym w Power Query. Zapytania, czy inaczej kwerendy, pobierają dane bezpośrednio do tabel odświeżalnych wpiętych w plik źródłowy. Całości dopełniło zastosowanie kodu VBA, którym programujemy m. in. automatyczne wykonywanie poleceń klikalnych ze wstążki Excela. Makra odświeżają nasze połączenia z serwerami i tabele przestawne. Następnie przygotowują plik do wysyłki oraz załączają go do maila. Wiadomość dodatkowo zawiera grafikę z wizualizacją najważniejszych danych, również wstawioną przez makro. Łatwo policzyć w skali miesiąca ile czasu zdołałem zaoszczędzić dzięki automatyzacji tylko jednego pliku.
